فرایند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار

به طور خلاصه «مدیریت فرآیند کسب کار»(BPM) رویکردی برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستندسازی، پایش و کنترل فرآیندهای سازمان می باشد. "مدیریت فرآیند کسب کار" حاکمیتی را در سازمان، برای افزایش چابکی و کارایی، فراهم می آورد و به سازمان اجازه می دهد بتواند عملیات سازمان را با اهداف راهبردی، هم راستا نماید. با بکارگیری یک «سیستم مدیریت فرآیند کسب کار» سازمان قابلیت پیدا می کند در «هر زمان ، هر تغییری » را ایجاد نماید و این زمینه ساز پیشرفت مستمر می باشد.

هدف BPM را میتوان طراحی، اجرا و بهبود فعالیت های بین واحد های سازمانی دانست که در آن اشخاص، سیستم های اطلاعاتی و افراد به هم پیوند می خورند. همچنین به لحاظ راهبردی BPM را می توان برای مدیریت و بهبود عملکرد یک کسب و کار، از طریق بهینه سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار در یک چرخه از مدل سازی، اجرا و اندازه گیری دانست.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مجموعه ای از روشها، ابزارها و فناوری هایی است که برای طراحی، اجرا، تجزیه و تحلیل و کنترل فرآیندهای عملیاتی کسب و کار استفاده میشود و در آن اشخاص، سیستمهای اطلاعاتی و افراد به هم پیوند میخورند بطوری که مشخص کننده این است که "چه زمانی، چه فردی، چه کاری" را به انجام برساند.

کارکردهای اصلی BPMS

• تعیین فرآیندهای کاری

• مدیریت و نظارت بهنگام بر اهداف تنظیم شده فرآیندهای کاری

• زمان بندی دقیق فرآیندهای کاری و منابع مورد نیاز جهت اجرای هر نمونه از فرآیند کاری

• تغییر دینامیک فرآیندهای کاری و نمونه های آن دسته از فرآیندهای کاری که در حال بررسی هستند تا در تجارت سازمان درگیر شوند.

اجزای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار

موتور گردش کار: از آن به عنوان موتور تنظیم (Orchestration) هم نام‌برده می‌شود و در واقع قلب یک بسته BPMS است که وظیفه‌ی اجرای واقعی فرایندها را بر عهده دارد.

ابزار مدل‌سازی گرافیکی: یک روش گرافیکی است که با استفاده از آن یک نمای گرافیکی از گردش فیزیکی کار ایجاد می‌شود.

مهندسی رفت و برگشت: این ابزار یکی از مهم‌ترین ابزارها در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار می‌باشد. کاربرد آن در این است که پس از تهیه و تدوین مدل گردش کار فرایند و ایجاد اجزای فیزیکی گردش اطلاعات، ممکن است لازم باشد، تغییراتی در فرایند اعمال شود که می‌بایستی این تغییرات در مدل گرافیکی و در کمترین زمان اعمال گردد. این قابلیت در تعداد کمی از فروشندگان مجموعه نرم‌افزارهای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار موجود است.

ابزارهای یکپارچه‌سازی کاربردها: در خلال اجرای بسیاری از فرایندهای کاری، علاوه بر عوامل انسانی، برخی از نرم‌افزارها هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. به عنوان نمونه در یک بانک، در فرایند درخواست و پرداخت وام به یک متقاضی، از سیستم حساب‌های سپرده‌ی بانک، متوسط موجودی متقاضی در یک سال اخیر فرد تعیین می‌شود. از آنجا که برخی از این نرم‌افزارها ممکن است خارج از محیط BPMS تولید شده باشند، دخالت دادن سیستم‌های اطلاعاتی در جریان فرایندها از طریق ابزارهای یکپارچه‌سازی کاربردها صورت می‌گیرد که معمولاً یکی از اجزای اصلی BPMSها محسوب می‌گردد.

لایه ارائه‌ی مدل: این لایه که همان پنجره ورود اطلاعات کاربر است، مانند فرم عمل می‌کند و این ابزار همواره در مواقعی که محل تقاطع منابع انسانی با فرایند است، مورد نیاز می‌باشد.

ابزار تعریف و ایجاد اجزای کسب‌وکار به صورت گرافیکی: با توجه به این که نرم‌افزارهای هر فرایند، اطلاعات و داده‌های کسب‌وکار را به صورت ساختار یافته در درون خود جریان می‌دهند، ابزارهای BPMS، با قابلیتی تحت عنوان تعریف گرافیکی اجزای کسب‌وکار (یا متغیرهای فرایند) ساخته می‌شوند. این قابلیت سبب خواهد شد که کاربر قادر به تعریف انواع داده‌های مورد نیاز در یک فرایند باشد.

تعریف اطلاعات مهم و مورد نیاز در جریان هر فرایند: از آن‌جایی که از یک روش فرایندی برای تشریح نرم‌افزارهای سیستم استفاده می‌شود، به همین سبب این نیاز احساس می‌گردد که نرم‌افزار BPMS باید قابلیتی را برای ایجاد گزارشا‌های خاص مربوط به فرایندها داشته باشد.

ابزار تعریف و ایجاد ارتباط بین رخدادهای خارجی: عوامل مهم دیگری که به صورت سیستماتیک بر روی فرایندها اثرگذارند، رویدادها و موجودیت‌های خارجی هستند. سیستم‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار پیشرفته، ورودی‌های منابع انسانی و سیستم‌های اطلاعاتی را دریافت کرده و خروجی‌هایی در قبال رخدادهای بوجود آمده ایجاد می‌کنند.

ابزار شبیه­‌سازی و بهینه­‌سازی: این ابزار، امکاناتی را فراهم می‌نماید که در آن طراحی جدید فرایندها با وضعیت موجود مقایسه شده و سایر تاثیرات ناشی از اعمال تغییر در روند کارها مشخص شود.